Sistema de Información para la UCA

La Unidad del Sistema de Información de la Universidad de Cádiz nació hace más de siete años con la misión de implantar un sistema de inteligencia empresarial capaz de dar respuesta a todas las exigencias de la universidad, procedentes tanto de su seno como de otras instituciones (CRUE, Junta de Andalucía, SIIU, Consejo Social, etc.).

El objetivo principal de esta unidad del Sistema de Información (SI) es el de mejorar la calidad de los datos institucionales mediante la integración de las distintas bases de datos disponibles en la universidad, consiguiendo así un sistema Integrado de Información que facilite la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Para la consecución de los objetivos se ha trabajado siempre en distintas líneas, como la planificación del SI y su arquitectura, manteniendo reuniones con todas las áreas para conocer sus necesidades y sus bases de datos. Se ha llevado a cabo la integración de distintas fuentes de datos, depurando y mejorando la recogida de información, así como explotando los datos a través de informes y cuadros de mando. A título de ejemplo, se muestra en la figura 1 la pantalla de inicio al catálogo del sistema de información.

Actualmente se dispone de un portal en el que se puede navegar por unos 290 recursos: cuadros de mando e informes dinámicos. La información contenida en estos recursos se extrae directamente de las distintas bases de datos institucionales disponibles en la universidad.

En el curso 2017-18 se ha continuado trabajado en esas líneas, acometiéndose principalmente las tareas que a continuación se señalan:

Figura 1.  Pantalla de inicio del catálogo del SI.

En este último curso, 2017-2018, se ha continuado trabajado en esas líneas, acometiéndose principalmente las tareas que se describen a continuación.

Se trabaja continuamente en procedimientos de recogida de datos, incrementando la automatización de los mismos, con el objetivo de obtener datos de mayor calidad. De igual manera se mejoran los procesos de filtrado e inserción en las bases de datos institucionales.

Para la explotación de los datos se realizan habitualmente modificaciones y mejoras en los informes y cuadros de mando, así como revisiones de los procesos de carga del almacén. Entre estos informes modificados cabe destacar informes de ordenación académica, informes sobre indicadores de contrato-programa o informes de encuestas de egresado del sistema de garantía de calidad de la universidad.

Además, se han generado más de 80 informes nuevos, entre los que se encuentran: informes de la movilidad completa del PDI, informes para el Consejo Social, informes de igualdad, así como informes para los planes de excelencia, coordinación y apoyo de las universidades públicas de Andalucía (PECA), entre otros.

También se ha continuado con las labores de mejoras y adaptaciones en la integración de fuentes de datos ajenas a las bases de datos de Universitas XXI, y se continúa también con la integración de las bases de datos de la propia universidad, como la nueva de relaciones internacionales, o con la que se va a comenzar en breve, la recién estrenada de prácticas curriculares y extracurriculares, que han cambiado de soporte informático.

De igual forma se mantienen, mejoran y amplían informes del sistema de garantía de calidad que requieren de cuadros de mando disponibles públicamente en el catálogo del SI, dado que dicha información debe aparecer en las páginas de las titulaciones para el cumplimiento del protocolo de seguimiento de los títulos por la DEVA. En la figura 2 se muestra un ejemplo de ello.

Para la entrada de las peticiones se continúa trabajando con el CAU, que se puso en marcha al inicio de la creación de la Dirección General. En concreto, para este curso 2017-2018 se han recibido 288 peticiones, procedentes del equipo de dirección, del SGC de los títulos, de los modelos de financiación, contrato-programa, SII, CRUE, ranking de distintas instituciones y un largo etcétera. Esta herramienta permite gestionar y controlar, de forma adecuada, todo el intercambio de información que se produce tanto internamente, entre las distintas unidades funcionales de la universidad, como con organismos externos.

Por otro lado, se realizan distintos procesos de mejora e integraciones en aplicaciones en uso para la recogida de datos con mayor automatización y calidad: nuevas funcionalidades para la aplicación de pruebas de acceso a la universidad; integración entre Universitas UXXI y sistema integral de gestión de la biblioteca; seguimiento de la aplicación de prácticas curriculares; mejoras en la aplicación de tarjetas universitarias inteligentes; mejoras en el intercambio de información con el servicio web de DUA; mejoras en la aplicación de gestión de la investigación y transferencia (WIDI); mejoras en la aplicación de seguimiento de presupuestos; mejoras en la aplicación de relaciones internacionales (ORI); mejoras en la aplicación de encuestas a egresados,  entre otras.

Figura 2. Ejemplo de informe dinámico presente en el SI.

Se han desarrollado nuevas aplicaciones de gestión para la recogida de datos con mayor automatización y calidad, siguiendo el marco de trabajo y metodología de desarrollo definidos. Como ejemplos de aplicaciones: aplicación para el seguimiento de los planes de mejora y gestión de las memorias de los títulos; aplicación para la gestión de convocatorias de la unidad de prácticas en empresas y empleo; aplicación para el gabinete de ordenación académica (administración, gestión de ofertas de optativas, plan docente de asignaturas, programas docentes,…); planes directores de escuelas, facultades y otras unidades, etc.

Actualmente se están desarrollando nuevas aplicaciones de gestión, también siguiendo el marco de trabajo y la metodología de desarrollo definidos. Algunas de ellas son: una aplicación móvil general para la UCA, en colaboración con CRUE, Universia y el BSCH; gestión de consultas al Servicio de Atención Psicopedagógica; módulo de alegaciones para el Gabinete de Ordenación Académica; prácticas curriculares y extracurriculares; elecciones a Rector; gestión de reuniones de órganos de gobierno; contratación de profesores y bolsa de sustitutos; gestión de prácticas de Medicina; gestor documental del sistema de garantía de calidad; gestión de los alquileres de los equipamientos de los servicios centrales de investigación, etcétera.

Se mantienen correctiva y evolutivamente otras aplicaciones, por ejemplo: se da mantenimiento técnico a las aplicaciones Universitas XXI Académico, Recursos Humanos, Económico y Portal, a la gestión de actas, a la automatrícula, a las tarjetas universitarias inteligentes, a los procesos de PEvAU, del Gabinete de Ordenación Académica, a la firma digital de actas académicas, a las prácticas curriculares, perfil de ingreso, matrículas de honor y propias, prácticum andaluz, prácticum de Enfermería, seguimiento del PEUCA, etcétera.

Cartas de Servicio.

Cartas de servicios.  Las Cartas de Servicios se han convertido en un instrumento de comunicación permanente con el usuario sobre los servicios que presta una organización. En los últimos 15 años han sido implantadas en todas las administraciones europeas. En las administraciones públicas españolas es el Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado, y en las administraciones públicas andaluzas el Decreto de la Junta de Andalucía Decreto 317/2003, de 18 de noviembre, el marco normativo que regula la implantación de Cartas de Servicios en el ámbito de su competencia.

En atención a los principios de transparencia, eficiencia, y responsabilidad social, desde 2006, las Cartas de Servicios informan y despliegan los compromisos que las unidades organizativas de la UCA asumen con sus grupos de interés, y comunicar las condiciones en que se prestan, los derechos de los usuarios en relación con estos servicios y los compromisos de calidad que se asumen.

En el curso 2015-16 un total de 29 unidades de la Universidad de Cádiz disponen de cartas de servicios, que han sido revisadas, al menos en una ocasión. Todas las cartas de servicios se encuentran disponibles en la Página Web de la Universidad de Cádiz. Esta estructura de Cartas ha sido revisada en el curso 2017-18 para adecuarlas a la nueva estructura organizativa y de gestión.

Evaluaciones EFQM.

Resultado de los procesos de evaluación interna y externa desplegados durante el curso 2017-2018, se han renovado los Sellos de Excelencia EFQM en vigor:

• Universidad de Cádiz ha conseguido el Sello 500+, en el proceso de renovación del Sello 400+ (2016) para el conjunto de la Universidad.
• Área de Deportes ha renovado el Sello 500+.

Buzón de Atención al Usuario (BAU).

El Buzón de Atención al Usuario (bau.uca.es) es el cauce principal de la UCA para canalizar, hasta las distintas unidades responsables, las consultas, sugerencias, felicitaciones, las incidencias docentes, así como quejas y reclamaciones de los grupos de interés de la Universidad de Cádiz, sin perjuicio de que las mismas puedan ser tramitadas conforme a lo dispuesto en la Ley 13/2003, de 17 de diciembre, de los consumidores y usuarios de Andalucía. El objetivo principal del BAU es la mejora de los servicios prestados por la Universidad de Cádiz, estimulando la comunicación entre los usuarios y los responsables de las unidades y servicios. Todo ello mediante el uso de un sistema ágil, de fácil manejo y con un alto nivel de discreción que, además, permite conocer la percepción que de la UCA tienen sus usuarios. El BAU está regulado por la normativa aprobada por acuerdo del Consejo de Gobierno el 28 de septiembre de 2006 y modificada el 8 de abril de 2010.

* TMR = Tiempo Medio de Respuesta, medido en días

Centro de Atención a Usuarios (CAU).

El CAU es una aplicación desarrollada en la UCA para gestionar las peticiones de servicios desde los distintos usuarios a las diferentes unidades de la UCA. Actualmente 41 CAUs activos, frente a los 29 del curso anterior.

El CAU dispone de mecanismos automáticos para medir el tiempo de prestación del servicio y la satisfacción de los usuarios con el servicio prestado, el tiempo de respuesta y la eficacia en atender la petición. Así mismo, existen servicios accesibles a toda la comunidad universitaria y Sociedad en general, por medio de una funcionalidad de registro.

Escala de Medida: 1 (Insatisfacción) -5 (Total satisfacción). Fuente de datos: Sistema de Información. CAU

Medidas de Satisfacción por la prestación de los servicios.

Anualmente, la Universidad de Cádiz realiza y publica el seguimiento de la satisfacción de los estudiantes, del personal docente e investigador (PDI) y del personal de administración y servicios (PAS) en relación a distintos aspectos del funcionamiento de la institución. El seguimiento se realiza mediante metodología de encuestas. Desde el curso 2012-13 estas encuestas han sido administradas online.

Seguidamente se detalla la Satisfacción global del PDI, PAS y estudiantes:

Las dimensiones valoradas en las encuestas del PDI y PAS son: Liderazgo, Información, Sensibilidad/Comunicación, Funcionamiento General e Infraestructura y Recursos. La encuesta dirigida a los estudiantes contiene cuestiones relativas a los servicios y recursos de la universidad, la formación y el profesorado.