El proceso seguido para determinar el Contenido de la memoria y la Cobertura de cada aspecto material está engarzado con el proceso de elaboración del II Plan Estratégico (2015 – 2020) de nuestra institución y el despliegue a partir del curso 2016-17 de la Estrategia Transversal de Responsabilidad Social, con la que la Universidad de Cádiz contribuye a la mejora de las condiciones, los avances y las tendencias económicas, ambientales y sociales en su ámbito de actuación, desde una proyección internacional, tal como refleja su Visión Estratégica.

Las expectativas e intereses de los grupos de interés son una referencia básica para muchas de las decisiones que se han tomado en el proceso de elaboración de esta memoria. Desde esta perspectiva integradora del contexto de sostenibilidad y participación de los grupos de interés, la identificación de los Aspectos y demás asuntos relevantes se ha realizado empleando metodologías participativas tales como grupos focales de los grupos de interés claves de la universidad y la elaboración de la matriz DAFO por un Comité Estratégico integrado por agentes internos y externos de la organización.

 

Proceso de elaboración de la Matriz de Materialidad

Identificación. Con la información recabada en los grupos focales y con el diagnóstico institucional de la Universidad se han identificado y analizado un conjunto de aspectos que reflejan los impactos económicos, ambientales y sociales en términos de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Priorización. La priorización de los aspectos relevantes se ha realizado a través de los Grupos de Trabajo (integrados por prescriptores internos y externos) establecidos en el diseño del II PEUCA (2015 – 2020) que evaluaron dichos aspectos según importancia-impacto y factibilidad (principio de materialidad); finalmente la validación de estos aspectos materiales se está llevado a efecto durante el despliegue de la Estrategia Transversal de Responsabilidad Social, prevista en el II Plan Estratégico (2015-2020).

Elaboración. A partir de la identificación de 50 materias de interés, agrupadas en 6 ejes de actividad, por su importancia para los grupos de interés y el impacto que tienen en la gestión de la Universidad de Cádiz como institución pública de educación superior comprometida con la sostenibilidad, en su triple vertiente económica, social y medioambiental, el equipo de trabajo del Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Extensión Cultural y Servicios ha elaborado la Matriz de Materialidad, que sirve de base para establecer el contenido y la información de esta Memoria del curso académico 2017-18, así como para identificar retos y oportunidades de mejora futuros.

Validación. – Se ha realizado la validación del resultado de la matriz para asegurar que refleja de manera razonable y equilibrada los asuntos relevantes para la organización durante el curso 2017-18 por parte del Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Extensión Cultural y Servicios, unidad responsable de la elaboración de la Memoria.

 

Matriz de materialidad 2017-18

Resultado del esquema de trabajo descrito, se han identificado 21 asuntos relevantes que más preocupan a los Grupos de Interés de la Universidad, a los que se da respuesta a través de sus políticas, alineadas con las estrategias definidas por la Universidad de Cádiz en su marco estratégico.

 

Integridad de la cadena de suministro

El establecimiento de un marco de confianza y de colaboración con sus proveedores, junto con la búsqueda de relaciones a largo plazo, siguen siendo dos de los pilares básicos de la generación de valor de la cadena de suministro de la Universidad de Cádiz. Como consecuencia, en el marco del II Plan estratégico (2015 – 2020), se pretende reforzar la función de compras mediante la creación y puesta en marcha de una Central de Compras y Suministros para el conjunto de la Universidad.

Dicha Central se configura a través del establecimiento de diversos acuerdos marco, a fin de unificar la contratación de aquellos servicios y suministros de alcance general, y homogeneizar las condiciones de prestación a todas las Unidades de la Universidad. A la fecha de este informe se han suscrito tres acuerdos marco: servicios de agencia de viajes, suministro de equipamiento microinformático, y suministro de equipamiento audiovisual, encontrándose en borrador el destinado a suministro de gases y proveedores bibliográficos y de bases de datos.

Una política de contratación pública que facilite el acceso y favorezca la competencia constituye un requisito imprescindible para llevar a cabo un gasto público eficiente. Con este fin, a través del Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio, adscrito al Área de Economía, se procura una adecuada gestión de las propuestas de contratación que recibe, promoviendo la concurrencia mediante la existencia de más de un presupuesto en el caso de los contratos menores. Este enfoque se ha visto reforzado mediante el cumplimiento de las obligaciones que la Ley de Transparencia de la Junta de Andalucía impone, como es la publicación de los procedimientos conocidos como negociados “sin publicidad” en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACE), además de la formulación de las invitaciones que son obligatorias por aplicación del RDL 3/2011, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Con motivo de la entrada en vigor el pasado 9 de marzo de 2018 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, las obligaciones de publicidad se han multiplicado exponencialmente, insertando en la Plataforma de Contratación del Sector Público (PLACE) toda la información relativa al expediente, actas de mesa, informes de valoración, modificaciones, etc. referidos a cualquier procedimiento de contratación.

Dichas obligaciones han sido incorporadas a la práctica habitual del Área de Economía (Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio) para aquellos expedientes regulados por la nueva ley. Como resultado de estas prácticas, la Universidad de Cádiz figura en el Informe de Transparencia Internacional que el Observatorio de Contratación Pública difunde con carácter anual, como ente público que cumple con tal requisito. Facilitar el diálogo permanente con los proveedores y establecer alianzas estratégicas forma parte del enfoque de mejora continua de la contratación.

En el marco de la legislación vigente, durante el curso 2017-2018, se ha mantenido el impulso encaminado a facilitar la comunicación con los proveedores, la transparencia en los procesos de selección y contratación y la gestión responsable de la cadena de suministro. En este sentido, se encuentran habilitados canales de comunicación para gestionar la información sobre quejas, denuncias o cualquier otra cuestión de interés para los proveedores a través de los canales oficiales normalizados de la Universidad (BAU). El Centro de Atención a Usuarios (CAU), como herramienta interna de gestión a disposición de la comunidad universitaria, complementa la información y comunicación relativa a los procesos de contratación.

Criterios de sostenibilidad ambiental en la cadena de suministro y en los procesos de contratación

La Universidad de Cádiz, en el marco de su política ambiental, mantiene criterios de sostenibilidad ambiental en todos los casos en que el objeto del contrato lo permite e incluye cláusulas administrativas con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de medio ambiente y su adaptación a las directivas comunitarias en materia de contratación verde y sostenible, reforzando así los criterios medioambientales en los procesos de contratación que venían aplicándose desde 2006 tras el Acuerdo del Consejo de Gobierno de 20 de julio por el que se aprueba la Declaración de Política Ambiental de la UCA.

Se ha dado un paso definitivo en este sentido, a través de la adopción del Acuerdo del Consejo de Gobierno de 25 de julio de 2018, por el que se aprueba el Código ético y reglas de conducta a los que los operadores económicos, licitadores y contratistas deben adecuar su actividad con la Universidad de Cádiz, en el ámbito de la contratación pública. En base a dicho Acuerdo, la UCA requerirá de los proveedores que vayan incorporándose a su cadena de suministro, los mismos valores que se exige como institución pública: solidaridad, mejora continua y sostenibilidad. En cualquier caso, no se han detectado impactos ambientales negativos en la cadena de suministro durante el curso 2017-18.

Los pliegos de cláusulas administrativas particulares de la Universidad de Cádiz, en cuanto a la contratación de ejecución de obras, recogen cláusulas de aplicación obligada respecto a la ejecución medioambiental de las mismas, exigiendo un compromiso de adaptación a las medidas medioambientales exigidas en los Pliegos, así como presentar un Plan de Gestión de Residuos adaptado al proyecto y a la documentación aportada antes del comienzo de las obras. Adicionalmente, los adjudicatarios de las obras deben aportar un Certificado de Gestión de Residuos de las obras ejecutadas, una vez finalizada las mismas.

Durante el período analizado se han licitado los siguientes expedientes de obras, todos ellos bajo el clausulado mencionado:

• EXP002/2018/19 Obras para la reforma de espacios para instalación de microscopio electrónico “TALOS” en la planta baja de la Torre Departamental de la Facultad de Ciencias del Campus de Puerto Real de la Universidad de Cádiz
• EXP037/2018/19 Obra de ejecución del Proyecto básico y de ejecución de la Biblioteca del Campus de Algeciras de la Universidad de Cádiz.
• EXP044/2018/19 Obras complementarias al contrato EXP037/2016,19, para la conexión del Colegio Mayor Universitario Beato Diego José de Cádiz de la Universidad de Cádiz a la red pública de saneamiento.
• EXP047/2018/19 Obra de ejecución del proyecto básico y de ejecución para la reforma, adecuación y acondicionamiento del Salón de Actos de la Escuela Politécnica Superior de Algeciras en el Campus Bahía de Algeciras.
• EXP059/2017/19 Obra de ejecución del proyecto Pasarela sobre la carretera CA-32, para conexión peatonal y bicicletas, desde el apeadero Las Aletas a la Escuela Superior de Ingeniería de la Universidad de Cádiz, término municipal de Puerto Real (Cádiz).
• EXP062/2017/19 Obras de sustitución del sistema de climatización en la planta 2ª de la pala B del edificio CASEM del Campus de Puerto Real de la Universidad de Cádiz.

Desde marzo de 2011 la Universidad de Cádiz obtuvo el certificado de gestión ambiental conforme a los criterios de la norma ISO 14001. Para cumplir con los requisitos de dicha certificación, la Universidad de Cádiz incluye en las prescripciones técnicas correspondientes a pliegos de explotaciones por concesionarios, o en aquellos servicios con incidencia en su gestión medioambiental, la obligación para la empresa o empresario licitador, poseer y aportar, en el momento de la presentación de su oferta, la certificación ISO 14001, o compromiso de obtenerla en el primer año de ejecución del contrato. Este requisito es condición esencial de ejecución del contrato, lo cual implica que su no cumplimiento se considera causa de resolución del mismo.

Además, el adjudicatario será el encargado de la retirada de todos los residuos generados por la actividad, debiendo aportar a la Universidad evidencias de la correcta gestión de dichos residuos.

Dicha obligación se ha incluido, dentro del período informado, en los expedientes:

• EXP038/2017/19 Servicio de gestión integral de residuos peligrosos (RP´s) y determinados no peligrosos generados por la Universidad de Cádiz.
• EXP041/2018/19 Contratación del servicio de cocina y comedor del Colegio Mayor Universitario Beato Diego José de Cádiz de la Universidad de Cádiz.

Resaltar que en este último expediente se ha incluido, dentro de la ejecución del contrato, la incorporación de productos de proximidad o comercio justo: “La oferta se complementará con mantequilla o margarina, aceite de oliva virgen extra, mermeladas y miel (todo en porciones individuales), además tomate natural no envasado. Se incluirá azúcar blanca y morena integral de caña de comercio justo, y edulcorantes artificiales aptos para personas con diabetes.”

Además, se valoró como mejora las recomendaciones establecidas por la Conferencia de Rectores de las Universidades Española, entre ellas, usar productos de proximidad, ecológicos y de temporada en al menos dos comidas semanales.

En el aspecto social, se ha licitado y adjudicado dentro de la categoría de los contratos reservados a Centros Especiales de Empleo de iniciativa social y a empresas de inserción reguladas, respectivamente, en el texto refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social, según la Disposición Adicional cuarta de la Ley 9/2017, el expediente siguiente:

• EXP035/2018/19 Contratación de Servicio de lavandería del Colegio Mayor Universitario Beato Diego José de Cádiz. Contrato reservado en los términos de la disposición adicional 4ª de la Ley de Contratos del Sector Público.

Como resumen, durante el curso 2017-2018 se han insertado criterios de evaluación y valoración de las ofertas en sus aspectos sociales y medioambientales, a fin de incentivar su mayor compromiso y nivel de ejecución en los expedientes convocados (Tabla 1).

El Área de Economía no ha identificado incumplimientos significativos de las leyes o normativas en materia de medio ambiente en el contexto de la ejecución del objeto de los contratos adjudicados.

Los procedimientos de contratación y los criterios de adjudicación plasmados en las cláusulas de aplicación a cada licitación, en la medida que su objeto lo permita, persiguen identificar, evaluar y prevenir impactos ambientales negativos significativos para la Universidad de Cádiz.

 

Gestión de proveedores

La Universidad de Cádiz cuenta con procesos de selección y contratación estandarizados y ajustados a la normativa vigente que garantizan la igualdad de oportunidades y la inexistencia de tratos de favor.

Los procedimientos de adjudicación garantizan la máxima objetividad en la selección de las mejores ofertas, asegurando con ello una óptima calidad de los bienes y servicios contratados, así como la gestión de la prevención de los riesgos laborales y la protección ambiental a lo largo de toda la cadena de valor.

 

Índice de eficiencia en las contrataciones (diferencia entre el importe de licitación y el importe de adjudicación)

Durante el curso académico 2017-18, el Área de Economía (Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio) ha tramitado las adjudicaciones de un total de 93 contratos, por un importe global de 9.849.330,26 euros, los cuales fueron licitados por un importe acumulado de 12.183.746,66 euros, IVA excluido, a través de sus correspondientes procedimientos de contratación. Este resultado refleja que se ha producido un ahorro de 2.334.416,40 euros en la citada anualidad, suponiendo un índice de rebaja global del 19 % sobre el total licitado, manteniendo el porcentaje del período anterior. El promedio de baja obtenido a lo largo de las diferentes adjudicaciones en el mismo período es del 20%.

​La Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, introduce el concepto de periodo medio de pago como expresión del tiempo de pago o retraso de la deuda comercial de las Administraciones Públicas, regulando el RD 635/2014, de 25 de julio, la metodología de cálculo.

 

Período Medio de Pago a proveedores

​La Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera, introduce el concepto de periodo medio de pago como expresión del tiempo de pago o retraso de la deuda comercial de las Administraciones Públicas, regulando el Real Decreto 635/2014, de 25 de julio, la metodología de cálculo.

Debido a las dudas surgidas durante su aplicación acerca de la compatibilidad de la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, con la Directiva 2011/7/UE, de 16 de febrero de 2011, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, así como con la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, con efectos del 1 de abril de 2018 entraron en vigor las modificaciones introducidas por el Real Decreto 1040/2017, de 22 de diciembre, ajustando la metodología de cálculo del periodo medio de pago a proveedores:

• Ley Orgánica 2/2012: periodo medio de pago a proveedores entendido como el intervalo temporal en el que cada administración deudora debe hacer frente a las deudas con sus proveedores, computado como plazo medio, cuyo incumplimiento da lugar a la adopción de las medidas previstas en la citada ley orgánica para el aseguramiento de parte del pago.
• Ley 3/2004: plazo máximo de pago a proveedores en materia de morosidad entendido como el intervalo de tiempo sujeto a las reglas de cálculo establecidas en la propia Ley para el pago de las operaciones comerciales, cuyo incumplimiento provoca el devengo automático de intereses de la deuda impagada desde el transcurso del plazo de pago aplicable.

El Plazo Medio de Pago (PMP) de la Universidad de Cádiz a 31 de diciembre de 2017, para el conjunto de todos los pagos realizados en el año, fue de 29,51 días, rebajando en 30,49, días el plazo máximo establecido por la legislación vigente (con carácter general, 60 días desde la entrada de la factura en un Registro Administrativo), manteniéndose de este modo el índice de eficiencia de años anteriores.

Aquellos proveedores de bienes y servicios que, conforme a lo regulado en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, en el marco de sus relaciones jurídicas con la Universidad de Cádiz presentan sus facturas en formato electrónico en el Portal FACE  pueden consultar y conocer su estado de tramitación, ahorrando tiempo en la tramitación y pago de la factura, accediendo de forma rápida, sencilla y gratuita, sin necesidad de desplazamientos o de hacer llamadas telefónicas, incrementando así la transparencia y rapidez de la actuación administrativa.

Dentro de los compromisos de mejora en los procesos de gestión de la Universidad de Cádiz, el Área de Economía ha implementado en el año 2017 un sistema de comunicación automática de las fechas de los pagos mediante correo electrónico a los proveedores, con independencia del canal utilizado para la cancelación de la deuda (abonos por Tesorería y Cajas Habilitadas).

 

Gestión de Compras y Contrataciones

La Universidad cuenta con una política de compras y contrataciones que regula las relaciones con proveedores y el grado de satisfacción con la ejecución de los contratos. El Área de Economía (Servicio de Gestión Económica, Contrataciones y Patrimonio), tal como se recoge en su Manual de Procesos, realiza una encuesta a los proveedores desde el curso 2010-2011.  Estando aún en curso la encuesta lanzada, los resultados provisionales se acercan a los de anteriores ejercicios, situándose en índices superiores al 75% las respuestas de los proveedores en parámetros de satisfacción en sus relaciones con el trato y la información recibida por el personal del Área de Economía, otorgando una puntuación por encima de la media. En las preguntas directamente relacionadas con los procedimientos actuales, los índices se encuentran aún en un 57% por encima de la media, si bien, la encuesta refleja la incidencia del procedimiento que en la contratación menor se ha implementado por efecto de la entrada en vigor de la Ley 9/2017, de contratación del sector público, y los límites de alcance global que por proveedor deben ser observados para dicha contratación.

Durante el Curso 2017-18 se ha mantenido el empleo de herramientas informáticas (Componente Compras y Contrataciones de UXXI-Económico) para soportar los procesos de compras, favoreciendo la transparencia, así como un mayor control y vigilancia de las obligaciones contractuales. Asimismo, del análisis de las plataformas disponibles para avanzar en la implantación de la contratación electrónica en la Universidad de Cádiz, ha resultado como la opción mejor valorada la adhesión a la Plataforma de Contratación del Sector Público del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, dentro de las actuaciones impulsadas por la CRUE, destacando su menor complejidad y la gratuidad de la herramienta tanto para la Institución como para las empresas. Desde la entrada en vigor de la Ley 9/2017, se utiliza dicha Plataforma para la publicación de la licitación de todos los procedimientos de contratación de la Universidad de importe superior al contrato menor.

 

Estructura de las obligaciones presupuestarias reconocidas

 

Durante el ejercicio económico 2017, sobre un total de 143.700.936,63 euros de obligaciones netas reconocidas, la Universidad de Cádiz ha destinado a bienes y servicios e inversiones reales (Capítulos II y VI de la estructura presupuestaria) un total de 41.023.646,06 euros, lo que representa un 28,55 % sobre el total gastado (85,29 % si se excluyen los gastos de personal).

 

ORN, Obligaciones reconocidas Netas. Fuente: Área de Economía.

 

Bienes y servicios adquiridos en proximidad

La Universidad de Cádiz mantiene la estrategia de potenciar y fomentar la contratación de proveedores locales con el objetivo de beneficiar al entorno socio económico provincial. Durante el ejercicio económico 2017, los bienes y servicios adquiridos en proximidad representaron un 10,01% del total de los gastos netos (14.377.786,18 euros; un 26,54 % si excluimos los gastos de personal), fomentando y potenciando la contratación de proveedores locales con el objetivo de beneficiar al entorno en los que operan las cuatro Campus de la Universidad. El resumen se expresa en la siguiente tabla